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Hoy queremos hacer una reflexión sobre casos que continuamente vemos en la oficina. Hay días en los que todo es urgente, te llegan por todos lados, y todos con la máxima prioridad. Hasta tal punto que no podemos pensar en otra cosa que en el título de este artículo:

Si todo es urgente, en realidad nada es urgente

Esos son los días ASAP, ya que una tarea tras otra son catalogadas con el famoso as soon as possible. Y posiblemente esto ocurra porque no sabemos diferenciar con solvencia lo que es urgente y lo que es importante. Y en realidad es bastante normal porque no es nada sencillo y tampoco podemos descartar que algo sea importante y urgente a la vez.

Cuando algo es urgente se refiere normalmente a los plazos de tiempo que existen para realizar esa tarea, o que nos llevará realizar esa tarea. Es decir, cuanto más cercano sea el plazo en el que tengamos que entregar una tarea, ésta se volverá más urgente, y cuanto mayor sea el tiempo que nos llevará realizar esa tarea, mayor será la urgencia.

Sin embargo cuando catalogamos algo de importante deberíamos hacerlo atendiendo a las consecuencias que tendrá el hecho de no haber realizado esa tarea. Cuanto más graves sean las consecuencias, más importante se vuelve una tarea.

El problema de catalogar las tareas se agrava cuando tenemos que conjugar ambas cualidades de la tarea, es decir, urgencia e importancia, deberíamos aplicar una numeración con un baremo de ejemplo de otras tareas para aprender a priorizarlas y así optimizar nuestro trabajo.

En este gráfico podemos comprobar que debemos hacer atendiendo a la combinación de los atributos urgente e importante que tiene cada tarea. Cuando se dan los dos atributos debemos realizar con prioridad máxima, y cuando no se da ninguno debemos delegarla por completo o incluso eliminarla:

Si todo es urgente, nada es urgente

Hoy solo hemos puesto el primer granito de este tema apasionante que es la optimización y eficacia en el trabajo, pero seguiremos investigando y realizando artículos porque nos parece algo fundamental y necesario en la evolución y crecimiento laboral.

¿Qué opináis vosotros?

 

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