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Pasa con frecuencia que de repente nos encontramos que un fichero de Excel pesa una barbaridad de Megas, y por mucho que miramos y revisamos no encontramos el por qué de semejante tamaño. Pues bien, hoy os vamos a explicar varias acciones para reducir drásticamente el tamaño.

BORRAR CELDAS VACÍAS

Lo primero que os proponemos es que borréis todas las celdas al margen del documento. Es decir si yo tengo una serie de datos que ocupan desde la fila “1” a la “25” y desde la columna “A” a la “J”, borrad todas las celdas a partir de la fila “26” y la columna “K”. Para ello situaros en la primera celda vacía y utilizad la combinación de teclas Shift+Ctrl+Flecha Derecha o Abajo según el tramo de celdas que queráis borrar.

Si queremos borrar todas las columnas y filas que sobran haríamos esto:

seleccionar-celdas-vacias-hacia-la-derecha-y-abajo

Y cuando queramos borrar todas las filas y columnas que quedan por debajo del documento haremoes esto:

seleccionar-celdas-vacias-hacia-abajo-y-la-derecha

Muchas veces realizando esta acción ya no necesitamos más. Por un copy paste mal hecho, una fórmula extendida más allá de donde debía o algún otro error hemos ampliado los datos y las operaciones de la hoja en lugares que no controlábamos y al eliminar todas las celdas sobrantes el resultado puede ser espectacular. Recientemente arreglamos con este sistema un fichero que pesaba 124 MB y se quedó en la friolera de menos de 2 MB.

Pero tenemos una serie de opciones todavía a mayores para reducir ficheros excel de gran tamaño:

  • Guardar el fichero en formato .xlsb en lugar de .xlsx: El formato por defecto en que guarda excel (.xlsx) es una especie de formato comprimido. Si guardamos en formato .xlsb utilizará un sistema binario que consigue reducciones en el peso del fichero de hasta el 50%.
  • Eliminar formatos en todas las celdas: en otras palabras, sacrificar estética por tamaño. El formato muestra los datos más bonitos pero tiene su porcentaje de peso importante en el tamaño del fichero.

Combinando varios de los métodos que os hemos explicado, o incluso alguno más que se muestra en el artículo de www.excellentias.com que hemos utilizado como fuente, podremos reducir el tamaño de un fichero o documento excel.

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